DESCRIPTION :
L'Assistant(e) de direction accompagne l'équipe de direction dans la gestion administrative quotidienne, organisationnelle et opérationnelle nécessaire au bon fonctionnement du service de direction mais aussi des chantiers actuels et futurs.
Véritable partie prenante, elle assure le suivi documentaire des chantiers, la coordination entre les équipes techniques, facilite la coordination interne, les communications externes, le suivi des dossiers opérationnels et la gestion des plannings, tout en veillant à la rigueur et à la conformité technique/réglementaire.
Activités principales
Support à la direction
* Gestion des agendas du directeur : rendez-vous, réunions, déplacements
* Rédaction de courriers, de comptes-rendus, et présentations pour les clients :
* Rédaction, mise en forme et diffusion de documents (courriers, notes internes, présentations, rapports techniques)
* Filtrage des appels, accueil téléphonique, courrier entrant/sortant
* Suivi des indicateurs de performance, des tableaux de bord et plannings d'exécution
* Réalisation des bilan de situation de trésorie
Administration et gestion documentaire
* Suivi des documents administratifs et techniques : devis, appels d'offres, DOE, fiches techniques, rapports d'intervention
* Constitution des dossiers de chantier ( attestations, certificats de conformité, etc.)
* Archivage numérique et papier conforme aux normes en vigueur
* Participation à l'amélioration des process (optimisation des délais, qualité documentaire, standardisation des dossiers)
Suivi technique et chantiers
* Suivi des délais et des jalons des projets (planning chantier, livraison, installation)
* Interface entre la direction, les équipes techniques / chantiers, les fournisseurs, les clients
* Préparation des documents pour les réunions de suivi de chantiers ou des appels d'offres
* Préparation des documents pour le bureau d'études : Vérification de la conformité des documents techniques
* Saisie des rapports d'interventions, contrôle des bons de livraison et des fiches d'heures
Relation clients
* Suivi des commandes, livraisons et relances fournisseurs
Code d'emploi : Assistant de Direction (h/f)
Domaine professionnel actuel : Secrétaires
Temps partiel / Temps plein : Plein temps
Type de contrat : Contrat à durée indéterminée (CDI)
Compétences : Microsoft Word, Microsoft Excel, Feuilles de Données, Microsoft PowerPoint, Gestion du Stress, Sens de l'Organisation, Motivation Personnelle, Gestion d'Appels d'Offres, Gestion de la Relation Client, Service Client, Conformité Réglementaire, Traitement de Documents, Conception de Documents, Gestion des Dossiers, Gestion de la Performance, Aisance au Téléphone, Travaux Publics, Gestion de la Qualité, Saisie des Bons de Livraison, Standardisation, Conforme aux Normes, Documentation Technique, Rédaction de Rapports, Gestion de Planning, Outils de Processus de Vérification, Archivage et Classement, Gestion Administrative, Préparation et Traitement de Commandes, Réalisation de Tableaux de Bord, Refroidissement Climatisation Ventilation, Gestion du Standard Téléphonique, Conduite de Travaux et Gestion de Chantier, Travail en Communication
Type d'annonceur : Employeur direct