DESCRIPTION :
Pour sa Cellule des affaires institutionnelles et sa Direction des affaires juridiques
Un.e Assistant.e de direction et juridique, Le poste d'assistant.e de direction et juridique est partagé à mi-temps entre la Cellule des Affaires
Institutionnelles (rattachement hiérarchique) et la Direction des Affaires Juridiques (DAJ). La CAI,
composée de 3 agents, assure la gestion des instances centrales de l'établissement et l'organisation des
élections afférentes à ces instances. La DAJ, composée de 9 agents, contribue à la sécurisation juridique
des activités de Nantes Université dans plusieurs domaines, notamment des conventions, contentieux,
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sections disciplinaires, délégations, immobilier, traitement des situations signalées., L'assistant.e de direction et juridique assure des fonctions polyvalentes et transversales d'assistance
administrative et juridique de la Cellule des Affaires Institutionnelles (CAI) et de la Direction des Affaires
Juridiques (DAJ). Il.elle pourra également assurer une mission en lien avec la prévention des risques
professionnels.
Ces fonctions impliquent de travailler en étroite collaboration avec la Direction générale des services, le
Cabinet de la Présidente, les élus et l'ensemble des Pôles, composantes et services universitaires.
Activités principales
Activités communes aux deux services :
- Gérer les agendas et planifier les réunions
- Réaliser les commandes courantes et la saisine des factures
- Assurer le suivi du courrier entrant et sortant
- Rédiger ou participer à la rédaction de courriers, comptes rendus et notes
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données nécessaires au suivi des activités
- Contribuer à la communication institutionnelle en lien avec les services concernés (mise à jour
des pages web du service)
- Participer à la veille juridique et à la diffusion de l'actualité juridique
- Organiser le classement et l'archivage papier et numérique
Activités spécifiques à la Cellule des affaires institutionnelles
En appui de la responsable et des chargé.e.s des instances et des élections :
- Participer à la préparation, à la tenue et au suivi des instances centrales de gouvernance
- Participer à l'organisation des élections pour les instances centrales de gouvernance
- Répondre aux demandes d'informations des services universitaires, des pôles et des
composantes relatives aux instances ou aux élections (rédaction des arrêtés, contrôle des listes
électorales, ...)
- Assurer la transmission et la publication des actes administratifs
- Tenir à jour les registres et index du service
- Publier le calendrier des instances centrales et le mettre à jour
- Créer et tenir à jour les listes et arrêtés de composition des instances
- Suivre le calendrier et les échéances des renouvellements de mandats (tableaux de bords)
- Informer / alerter la responsable de la cellule sur toute difficulté liée au calendrier ou aux
échéances
Activités spécifiques à la Direction des affaires juridiques
- Participer à l'instruction et à la vérification des conventions en binôme avec le/la juriste
responsable du traitement des conventions
- Assurer le suivi des conventions (mise à jour des tableaux, préparation du bilan annuel...)
- Concourir à l'activité contentieuse (constitution des dossiers, suivi financier...)
- Gérer les dossiers d'assurance courants en lien avec la juriste chargée de l'immobilier
- Effectuer les déclarations au Centre français d'exploitation du droit de Copie (CFC)
- Contribuer au traitement des demandes de délégation (arrêtés, transmission, publicité)
- Apporter un appui occasionnel aux collègues en charge des dossiers disciplinaires
Code d'emploi : Employé Administratif Technique (h/f)
Domaine professionnel actuel : Personnel Administratif
Niveau de formation : Bac+2
Temps partiel / Temps plein : Temps partiel/Plein temps
Type de contrat : Contrat à durée déterminée (CDD)
Compétences : Microsoft Word, Microsoft Excel, Ms Outlook, Bases de Données, Microsoft PowerPoint, Pages Web, Adaptabilité, Compétences Interpersonnelles, Sens de l'Organisation, Honnêteté, Minutie ou Attention aux Détails, Esprit d'Équipe, Gestion de l'Agenda, Communication d'Entreprise, Conception de Documents, Gestion des Dossiers, Recherche Institutionnelle, Justice, Droit Public, Service Public, Immobilier, Prévention des Risques, Gestion des Tâches, Distribution du Courrier, Outils de Processus de Vérification, Archivage et Classement, Gestion Administrative, Préparation et Traitement de Commandes, Réalisation de Tableaux de Bord, Connaissances Générales, Publication / Edition, Traitement des Demandes
Courriel :
DAJ-129672@emploi.beetween.com
sandra.minz-gedeon@univ-nantes.fr
Téléphone :
0240350669
Type d'annonceur : Employeur direct