DESCRIPTION :
La direction Edition Formation du CSTB est à la recherche d'un(e) Assistant(e) de Gestion en CDD pour une durée de 6 mois sur son site de Champs-sur-Marne (77). Vous aurez pour missions : -Assurer la gestion administrative et le support logistique pour la Direction : -Gestion du courrier et des documents administratifs : rédaction, réception, tri, gestion des courriers sortants internes et externes, signature, expédition, classement et archivage -Gestion des appels, des agendas, des rendez-vous et de l'accueil des visiteurs pour le responsable ou les membres de la Direction Editions Formations. -Gestion des missions et logistique : gestion des déplacements, des notes de frais, des réservations de salles, de la restauration et des véhicules -Gestion du planning des congés des membres de la Direction -Gestion des fournitures : prise en charge des commandes de fournitures -Assistance dans la gestion de l'unité documentaire de la DEF (Qualité) -Secrétariat : réalisation de diverses
tâches de secrétariat sur demande -Assurer la gestion des dépenses et le suivi des opérations de la Direction : -Gestion des demandes d'achats et suivi des dossiers de la commande jusqu'à la facturation : contrôle des dossiers sous marché public, suivi des livraisons, création des entrées de marchandises, suivi des paiements, gestion des litiges de facturation. -Mise à jour des tableaux de gestion pour assurer le suivi des dépenses de la direction et permettre le suivi budgétaire par le directeur -Gestion des contrats formateurs : rédaction, envoi et suivi des réceptions en collaboration avec la division Ingénierie et Service de Formations -Assistance à l'Assistante de Direction dans la gestion des statistiques du chiffre d'affaires de la direction -Gestion courante : réalisation de diverses tâches de gestion sur demande, telles que la réalisation des notes de facturation interne, la saisie des temps dans SAP. -Assistance dans la gestion de
l'activité Editions : déclaration des ouvrages à la Bibliothèque nationale de France, gestion des autorisations de reproduction entrantes et sortantes, et diffusion en interne et en externe des informations sur la parution de nos nouvelles publications/éditions. Profil (formations, compétences, expériences.): -De formation type BAC+2/BAC+3 vous avez déjà une expérience de 3 ans minimum dans la fonction d'assistante de gestion. -Vous avez une bonne communication orale et écrite. -Vous avez le « Sens client » vis-à-vis des clients internes et de la relation fournisseurs, Réactivité, Organisation / Méthode / Polyvalence, Esprit d'équipe, Sérieux / Discrétion / Ecoute / Attention. -Maîtrise Pack Office Excel, Word, PPT, + SharePoint -Connaissance SAP, * Classer des documents
* Mettre à jour un dossier, une base de données
* Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
* Utiliser les outils numériques
Code d'emploi : Assistant de Gestion (h/f)
Domaine professionnel actuel : Personnel Administratif
Niveau de formation : Bac+2
Temps partiel / Temps plein : Plein temps
Type de contrat : Contrat à durée déterminée (CDD)
Compétences : Microsoft Word, Microsoft Excel, Bases de Données, Ms Office, Applications SAP, Sharepoint, Sens de la Communication, Polyvalence, Politesse, Sens des Responsabilités, Esprit d'Équipe, Gestion des Comptes Débiteurs, Edition, Facturation, Gestion de Contrat, Travaux de Saisie, Gestion des Dossiers, Ingénierie, Gestion des Expéditions, Gestion des Notes de Frais, Gestion de Marchés Publics, Ressources Humaines, Gestion des Achats, Etudes et Statistiques, Gestion des Déplacements, Distribution du Courrier, Archivage et Classement, Gestion Administrative, Gestion des Litiges et Contentieux, Préparation et Traitement de Commandes, Accueil du Public, Réalisation de Tableaux de Bord, Gestion du Standard Téléphonique, Budgétisation, Gestion des Réservations, Gestion des Autorisations, Opérations Logistiques, Secrétariat, Gestion des Fournisseurs
Courriel :
infos-com@cstb.fr
Téléphone :
0140502828
Type d'annonceur : Employeur direct