DESCRIPTION :
Sous l'autorité directe de la Directrice du pôle Animation Relation avec la Population, vous assurez le secrétariat de la direction du pôle, notamment pour les actions culturelles. Vous avez la charge d'organiser, coordonner la transmission, la rédaction d'informations et le suivi administratif de la direction.
Missions / conditions d'exercice
Apporter une aide permanente à la Directrice du Pôle en termes
d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information,
d'accueil, de classement et suivi de dossiers
Organiser et gérer les plannings d'occupation des salles culturelles :
Réalisation des plannings annuels, hebdomadaires et exceptionnels, assurer leur suivi au quotidien
Gestion des locations de salles : réservations, contrats de location
Relais avec les équipes sur le terrain
Administration de la vie associative : conventions, relationnels, subventions, suivi de la vie statutaire
Assurer le suivi avec les régisseurs des salles culturelles : demandes de travaux, accès, plannings d'occupation
Participer aux animations principales du pôle
Suivre les projets et les activités de la direction
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
Développer des outils d'aide à la décision (tableaux de bord, …)
Optimiser la qualité, les coûts et les délais des processus administratifs (dématérialisation, etc.)
Assurer le secrétariat de la direction :
Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction
Organiser des réunions, des rendez-vous
Profils recherchés
Fonctionnement des collectivités territoriales,
Maîtrise des procédures administratives,
Procédures de contrôle des actes administratifs,
Techniques de planification,
Techniques d'élaboration de tableaux de bord et bilans d'activité,
Outils d'aide à la décision,
Techniques rédactionnelles de rapport et de notes de synthèse,
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
Maîtrise des outils bureautiques,
Techniques de communication et de résolution de conflits.
Code d'emploi : Assistant de Direction (h/f)
Domaine professionnel actuel : Secrétaires
Temps partiel / Temps plein : Plein temps
Type de contrat : Contrat à durée indéterminée (CDI)
Compétences : Sens de la Communication, Politesse, Patience, Sens de l'Organisation, Esprit d'Équipe, Motivation Personnelle, Résolution de Conflits, Conception de Documents, Gestion des Dossiers, Subventions, Orthographe et Grammaire, Contrôle de Gestion, Travail de Bureau, Gestion de Planning, Archivage et Classement, Gestion Administrative, Réalisation de Tableaux de Bord, Gestion du Standard Téléphonique, Secrétariat, Organisation et Préparation des Réunions, Pédagogie
Courriel :
recrutement@ville-hem.fr
Téléphone :
+33320665840
Type d'annonceur : Employeur direct