DESCRIPTION :
projets en phase études : - Créer les dossiers affaires ; - Préparer les bons de commande des sous-traitants (bureaux d'études externes, etc .) ; - Préparer les dossiers de consultation des entreprises, synthétiser les documents à envoyer ; - Assister les chefs de projet dans la sélection des entreprises à consulter, établir la liste et préparer les courriers de consultation ; - Relancer les entreprises consultées et établir les tableaux de suivi ; - Produire divers documents : correspondances, listes, comptes-rendus. 2) Suivi administratif des projets en phase travaux : - Mettre en place les outils de suivi (tableaux de suivi financier, visas, documents de chantier.) ; - Vérifier les dossiers administratifs des entreprises (assurances, attestations.) ; - Rédiger les ordres de service et documents contractuels ; - Rédiger les marchés de travaux, avenants, demandes d'agrément. ; - Vérifier les situations de travaux, les DGD et
leur conformité aux contrats ; - Suivre les dépenses du compte prorata, les SAV, les DOE; - Assurer le classement, l'archivage et la correction des comptes-rendus hebdomadaires. 3) Communication interne et externe : - Répondre aux appels, assurer le lien entre les interlocuteurs internes/externes ; - Participer aux réunions du service travaux ; - Organiser une communication claire et adaptée selon les sujets ; - Lancer les enquêtes de satisfaction. 4) Appui à la démarche commerciale (compétence supplémentaire appréciée) : - Maintenir une veille commerciale sur les plateformes d'appel à la concurrence ; - Préparer les dossiers de candidature ; - Compiler les documents de l'offre et déposer les dossiers sur les plateformes ; - Assurer un suivi des offres., * Classer des documentsCette compétence est indispensable
* Mettre à jour un dossier, une base de donnéesCette compétence est indispensable
* Rédiger un rapport, un compte rendu d'activitéCette compétence est indispensable
* Utiliser les outils numériquesCette compétence est indispensable
* Accueillir, orienter, renseigner un public
* Améliorer des procédures administratives
* Assurer la gestion administrative d'une activité
* Assurer le suivi de dossiers administratifs
* Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs
* Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks
* Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison)
* Concevoir un devis ou un projet de contrat
* Effectuer le suivi des commandes, la facturation
* Elaborer des tableaux de bord
* Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects
* Fournir des informations claires et précises par téléphone
* Gestion administrative
* Gestion de projet
* Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)
* Gérer la communication interne et externe
* Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
* Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc)
* Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux
* Gérer les réservations et les itinéraires de voyage
* Gérer un planning
* Maintenir une relation clientèle de qualité
* Maintenir à jour les dossiers administratifs
* Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
* Normes rédactionnelles
* Optimiser la performance de l'organisation
* Organiser des déplacements professionnels
* Organiser des réunions internes
* Planifier et mettre en œuvre des projets administratifs
* Procédures administratives
* Promouvoir une culture d'amélioration continue
* Rechercher une solution à l'amiable pour prévenir les impayés ou engager une procédure en précontentieux
* Relayer de l'information
* Réaliser la gestion administrative des contrats
* Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
* Vérifier les factures et les paiements
Savoir-être professionnels
* Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
* Faire preuve de rigueur et de précision
* Faire preuve d'autonomie
Code d'emploi : Assistant Administratif de Projet (h/f)
Domaine professionnel actuel : Personnel Administratif
Temps partiel / Temps plein : Plein temps
Type de contrat : Contrat à durée déterminée (CDD)
Compétences : Microsoft Word, Microsoft Excel, Ms Outlook, Ms Office, Microsoft PowerPoint, Gestion d'Appels d'Offres, Gestion des Comptes Débiteurs, SAV (Service après Vente), Facturation, Développement Commercial, Gestion de la Relation Client, Amélioration des Processus d'Affaires, Service Client, Satisfaction Client, Gestion des Dossiers, Gestion Financière, Recrutement, Partage d'Information, Gestion de Projet, Travail de Bureau, Téléventes, Gestion des Ressources, Inventaire et Contrôle du Stock, Gestion de Planning, Archivage et Classement, Gestion Administrative, Science des Données, Préparation et Traitement de Commandes, Accueil du Public, Réalisation de Tableaux de Bord, Gestion du Standard Téléphonique, Gestion de la Communication Interne, Gestion des Déplacements Professionels, Réalisation du Projet, Organisation et Préparation des Réunions
Type d'annonceur : Employeur direct