DESCRIPTION :
Niveau d'expérience souhaité : De 3 à 5 ans
Mission confiée
L'assistante de service mutualisés apporte un support administratif aux responsables et aux membres du ou des service(s). Elle facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs de l'institut et les partenaires extérieurs. Elle contribue à l'organisation de la vie du ou des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines.
Principales activités
Secrétariat
* Organiser les agendas et les déplacements en France et à l'étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements…).
* Réception et envoi du courrier de la direction
* Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées
* Assurer la gestion des missions dans le Portail Missions et dans les outils internes
Organisation et gestion administrative
. Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions, …
* Contribuer et aider les chef.fe de services, initier les dossiers d'achat à l'aide des devis, renseigner les fiches de liaison, vérification des marchés, le cas échéant, transmission du devis et de la fiche de liaison au service gestion administrative et financière de la Assurer l'information des prestations exécutées vis-à-vis de ce service.
* Assurer le suivi des menues dépenses et des paiements en carte achat
* Assurer la « mémoire des services » (classement, archivage papier et numérique, …).
* Coopérer sur des activités spécifiques avec un(e) assistant(e) de direction et/ou un(e) autre assistant(e) de service(s).
* Mission RH lors de l'arrivée d'un nouvel agent
Communication
* Assurer l'interface des services avec les différents acteurs internes et externes par délégation (accueil, transmission, relais d'information, …).
* Contribuer à l'organisation de la vie interne des services (accueil des nouveaux arrivants, transmission et rappel d'informations importantes, …).
* Elaborer des documents (notes, rapports, procédures, …) et en assurer la diffusion
Activités spécifiques
L'assistante de service(s) mutualisés peut être amenée, en fonction du contexte, de l'environnement et de l'organisation du travail, à prendre en charge une ou plusieurs activités, parmi les exemples ci-dessous :
Achats
* Contrôler les éléments relatifs à la demande d'achat et relayer les informations aux services/personnes concernées
* Gestion et suivi des fournitures en lien avec le service gestion administrative et financière
Documentation
* Participer à la gestion des archives administratives (acquisition et traitement documentaire pour mise à disposition, recensement)
Code d'emploi : Assistant Administratif (h/f)
Domaine professionnel actuel : Personnel Administratif
Niveau de formation : Bac+2
Temps partiel / Temps plein : Plein temps
Type de contrat : Contrat à durée déterminée (CDD)
Compétences : Ms Office, Automatisation du Bureau, Technologies Informatiques, Wikis, Anglais, Créativité, Sens des Responsabilités, Esprit d'Équipe, Motivation Personnelle, Gestion des Comptes Débiteurs, Gestion de l'Agenda, Respect de la Confidentialité, Comptabilité de Gestion, Ressources Humaines, Gestion et Suivi de Dossiers d'Assurance, Intranet, Rappel (Mémoire), Travail de Bureau, Messagerie, Courses et Livraisons, Service Public, Gestion de la Qualité, Gestion des Ressources, Demandes d'Achat, Distribution du Courrier, Archivage et Classement, Gestion Administrative, Accueil du Public, Réalisation de Tableaux de Bord, KSGRF2WKU0KFJIURCZ97, Secrétariat, Organisation et Préparation des Réunions, Gestion des Fournitures de Bureau
Courriel :
Laurence.Dupre@inria.fr
Téléphone :
0139635511
Type d'annonceur : Employeur direct