DESCRIPTION :
Assistanat dans la gestion du quotidien :
- Accueil téléphonique et physique et transfert d'information aux intéressés;
- Prises de RV ;
- Envoi et réception du courrier.
- Organisation des déplacements : transports, hébergements, etc. ;
- Rédaction des demandes d'achats ;
- Gestion et envoi des notes de frais ;
- Appui à l'organisation générale de l'agence : journées cohésion, recherche locaux, échanges avec les partenaires (equadex, copysud) etc. ;
- Appui administratif à la production :
- Récupération d'informations auprès de eplan, mapmag ;
- Impression de plan, création de dossiers à livrer etc ;
- Réalisation des demandes de DT, demandes d'arrêtés etc.
- Envoi aux clients des demandes de CC et ES et archivage, transmission au service commercial ;
- Divers mails / rappels aux techniciens : envoi feuilles de temps en fin de mois, planification des congés etc. ;
- Envoi du planning chaque mercredi.
- Comptabilité/Gestion financière/Everwin :
- Saisie des Feuilles de temps sur Everwin pour les techniciens terrain, vérifications d'usage (contrôle avec Océan) et transmission à chaque technicien de l'impression d'écran de la feuille de temps saisie ;
- Edition d'indicateurs de productivité (hebdomadaires et mensuels) ;
- Saisie des UO de facturation et de production, export des dépenses ou autre demande d'export personnalisée;
- Synthèse des variables de paie mensuelles pour validation des heures supplémentaires;
- Création des CEP pour nouvelles affaires ;
- Saisie des commandes (clients, sous-traitants) et bon de réception dans l'ERP ;
- Ressources humaines :
- Lien entre l'agence et le service RH (transmission des arrêts, ou autres informations utiles) ;
- Planifications des entretiens d'embauche et préparation des pochettes pour les entretiens, archivage;
- Appui à l'intégration des nouveaux embauchés (ouverture de compte, commande des EPI et matériels selon le poste etc.) ;
- Rédaction des demandes de formation et mise à jour de la matrice de compétence.
- Gestion du parc matériel et véhicule en relai du siège :
- Réception et envoi des colis avec du matériel (technique ou informatique) ou EPI ;
- Gestion des aléas matériel et véhicule : locations, dépannages, modification urgente des affectations etc.
- Suivi et gestion des cycles : révisions, pneus, contrôle technique, état des lieux, réparations etc.
- Gestion des stocks de consommables : piquets de terre, aimants, stylets, bombes de peinture etc.
- Achat de matériel d'appoint : câble, rallonge, outils etc.
Code d'emploi : Secrétaire (h/f)
Domaine professionnel actuel : Secrétaires
Niveau de formation : Bac+2
Temps partiel / Temps plein : Plein temps
Type de contrat : Contrat à durée indéterminée (CDI)
Compétences : Microsoft Excel, Eplan, Adaptabilité, Politesse, Minutie ou Attention aux Détails, Motivation Personnelle, Saisie Variables de Paie, Gestion de Flotte Automobile, Comptabilité, Services Bancaires, Facturation, Conception de Documents, Gestion des Dossiers, ERP (Enterprise Resource Planning), Gestion Immobilière, Gestion des Notes de Frais, Gestion Financière, Recrutement, Ressources Humaines, Travaux de Peinture, Inventaire et Contrôle du Stock, Demandes d'Achat, Distribution du Courrier, Archivage et Classement, Gestion du Standard Téléphonique, Gestion des Déplacements Professionels, KSGRF2WKU0KFJIURCZ97, KSME5HPZPUU1WEEFGBEK, Opérations Logistiques
Courriel :
parera@gingergroupe.com
Téléphone :
0562679230
Type d'annonceur : Employeur direct